Bilim İnsanı Portalı ve Proje Yaşam Döngüsü Uygulaması

“Bilim İnsanı” sekmesi “Bilgiler” menüsü altında bulunan “Kimlik Bilgilerim”, “İletişim Bilgilerim” ve “Eğitim Bilgilerim” alanlarıyla “Akademik Faaliyetler” menüsü altında bulunan “Yayınlarım (+ekle linkinden)” ve “Araştırma Alanlarım” alanlarından istenen zorunlu veri girişleri yapıldıktan sonra “Projelerim” sekmesinden ekranın sol üst kısmında bulunan “Yeni Proje Başvurusu İçin Tıklayınız” linki kullanılarak açılan sayfanın alt kısmında bulunan “Başvuru Adımlarına Geçiş” butonuyla proje başvuru adımlarına geçiş yapılır. Zorunlu veri girişleri yapılmadan “Yeni Proje Başvuru Adımlarına” geçilemez.

Proje başvurusu, proje başvuru adımları menüsünde bulunan “Genel Bilgiler, Proje Özeti, Anahtar Sözcükler, Proje Ekibi, Proje Takvimi ve Proje Talep Listesi” alanları sistem üzerinden doldurularak; “Proje Metni” ise “Formlar/Forms” linki tıklandığında açılan pencereden ilgili proje türüne uygun Türkçe ya da İngilizce metnin bilgisayara yüklenerek düzenlenmesinin ardından “Göz At” butonu ile sisteme geri yüklenmesiyle oluşturulur.

Proje destek türü seçilerek; projenin Türkçe ve İngilizce adı, (varsa) diğer kurum/kuruluşlardan alınan kaynak miktarı (“M” kodlu projelerde zorunlu alandır.), proje süresi, proje çalışmalarında denek kullanılıp kullanılmayacağı ve seçilen proje destek türüne göre doldurulması gereken diğer alanlar (Doktora projeleri için tez önerisi kabul edilmiş doktora öğrencisinin adı-soyadı alanları zorunlu alandır.) düzenlenir.

Yeni proje başvurularının süreleri sistemden 12, 18, 24 ve en çok 30 ay olacak şekilde seçilebilir. “Proje Süresi” en az 12 ay, en fazla 30 ay olabilir. Birinci proje yılı, ilk proje sözleşmesinin imzalanmasını takiben başlar ve 12 (on iki) aydır. Proje süreleri sistemden 6’şar ay ara ile seçilebilir. Süresi 18 ve 30 ay olarak belirlenmiş projelerin ikinci yıl ve/veya son 6 aylık bütçe talepleri, seçilen süreye uygun olarak değerlendirilerek karara bağlanır. Proje süresinin değiştirilmek istenmesi durumunda “Proje Talep Listesi” adımına geçilmeden önce bu değişiklik yapılmalıdır. Proje talep listesi oluşturulduktan sonra proje süresi kesinlikle değiştirilemez. Proje süresinin değiştirilmesinin istenmesi durumunda talep listesinin silinip değişiklik yapıldıktan sonra yeniden düzenlenmesi gerekir. “Proje Bütçesi” alanında “Bilimsel Araştırma Projeleri”nden talep edilecek toplam bütçe girişi manuel olarak yapılamaz, “Proje Talep Listesi” adımı düzenlenirken oluşturulan bütçe bu alana otomatik olarak yansır. Yalnızca (varsa) destek veren “Diğer Kaynaklar” alanından manuel bütçe girişi yapılır.

YÖK-ADP proje başvuruları için “odak alan” ve/veya “alt alan” bilgileri bu kısımda belirtilir. “YÖK Araştırma Üniversiteleri Üniversite Bazında Odak Alan Eşleştirmeleri”ne https://arastirma.boun.edu.tr/tr/bap/bap-idari-koordinatorlugu/duyurular-treng adresinden erişebilir.

Araştırma projelerinde insanların denek olarak kullanılması halinde, deney verisi daha önce toplanmış olsa dahi, Boğaziçi Üniversitesi İnsan Araştırmaları Etik Kurullarından birinin (SBİNAREK veya FMİNAREK) onayı gerekmektedir. Etik kurul onayı, proje başvuru tarihi itibariyle son bir yıl içinde, ilgili proje için ve proje yürütücüsü adına alınmış olmalıdır. Etik kurul onayında yazılı proje başlığı ile ilgili proje başvurusunun başlığı aynı olmalıdır.

Diğer konular için ise ilgili etik kuruluna (Dış İlişkiler Etik Kurulu, Çevre Etik Kurulu, Boğaziçi Üniversitesi Kurumsal Hayvan Deneyleri Yerel Etik Kurulu) başvurulur. Proje başvurusu esnasında etik kurul onayı alınmamış ise etik kurula başvuru dilekçesi proje başvurusuna eklenmelidir. Projenin kabul edilmesi durumunda, etik kurul onayının ve etik kurula sunulan tüm belgelerin gönderilmesi gereklidir. Ancak bu belgeler geldikten sonra destekleme kararı kesinleşerek proje sözleşmesi imzalanır ve proje yürüyen statüsüne geçer. İl Milli Eğitim Müdürlüğü izinlerinin de proje başvuru tarihi itibariyle son bir yıl içinde ve başvurusu yapılan proje için alınmış (İlgili izinde yer alan proje başlığı ile yeni proje başvurusunun başlığı aynı olmalıdır.) olması gerekir. Aile Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı Çocuk Hizmetleri Genel Müdürlüğünün sorumluluk alanlarına giren bilimsel araştırma projelerine başvurmak için öncelikle Aile Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı İl Müdürlükleri ya da Bakanlık Ana Hizmet Birimleri vasıtasıyla Eğitim ve Yayın Dairesi Başkanlığı ile irtibata geçilerek onay alınmalıdır. Başka kurumlar ya da başka üniversitelerin etik kurullarından alınmış onayların Boğaziçi Üniversitesinin ilgili Etik Kurullarına onaylatılması gereklidir.

Proje başvurusu esnasında etik kurul onayı alınmamış ise etik kurula başvuru dilekçesi proje başvurusuna eklenmelidir. Etik kurula başvuru dilekçesi tek bir doküman halinde sisteme yüklenir. Yükleme alanı “Evet” kutucuğu işaretlendikten sonra aktif olur ve “Göz At” butonuyla sisteme yüklenir. (Projenin kabul edilmesi durumunda, etik kurul onayının ve etik kurula sunulan tüm belgelerin gönderilmesi gereklidir. Ancak bu belgeler geldikten sonra destekleme kararı kesinleşerek proje sözleşmesi imzalanır ve proje yürüyen statüsüne geçer.) Tüm bu işlemler tamamlandıktan sonra “Kaydet” butonuna basılarak “Proje Başvuru Taslağı” oluşturulmuş olur. Taslak olarak kaydedilen proje başvurusuna “Projelerim” sekmesinden ilgili “Proje Destek Türü” sekmesinin altından “Proje Başlığına” tıklanarak erişilir.                             

Bu alana proje özeti ve genişletilmiş proje özeti “Türkçe” ve “İngilizce” olarak yazılır. İşlem tamamlandıktan sonra “Kaydet” butonuna basılır.

“Genişletilmiş Özet” komisyon dışı hakemlere proje başvurularının değerlendirme davetiyesi ile birlikte gönderilir. Hakemler, projeyi değerlendirip değerlendirmeyeceklerine dair kararlarını “Genişletilmiş Özeti” okuduktan sonra verir. Yalnızca projeyi değerlendirme davetini kabul eden hakemlere rapor hazırlamaları için sistem üzerinden projenin tamamı gönderilir. “Genişletilmiş Özetin” bu hususu gözeterek ve 4000 karakteri aşmayacak şekilde yazılması önerilir.

“Göz At” butonunun yanında bulunan “Formlar/Forms” linkinden ilgili “Proje Destek Türü”ne uygun Türkçe ya da İngilizce “Proje Metni”nin üzerine tıklanarak şablon bilgisayara yüklenir ve proje metni düzenlendikten sonra “Göz At” butonu kullanılarak sisteme geri yüklenir. İşlem tamamlandıktan sonra “Kaydet” butonuna basılır. Yeni proje başvurusu adımları takip edilirken düzenlenmesi gereken proje metni tek lisan kullanılarak sadece Türkçe veya sadece İngilizce olarak hazırlanabilir. Farklı proje türleri için kullanılabilecek farklı proje metinleri sistemden indirilerek kullanılmalıdır.

Bu alana en az iki anahtar sözcük eklenmesi zorunludur. Anahtar sözcükler, sayfanın sağında bulunan “Anahtar Sözcük Ekle” butonları kullanılarak ana kırılım ile, istenirse orta ve alt kırımlar da seçilerek, “Ekle” butonuyla proje başvurusuna eklenir. Türkçe alandan anahtar sözcük seçilip “Ekle” butonuna basıldıktan sonra seçilmiş olan anahtar sözcük İngilizce alana da otomatik olarak yansır. Üçüncü anahtar sözcük alanından itibaren Türkçe ve İngilizce olarak manuel giriş yapılır. İşlem tamamlandıktan sonra “Kaydet” butonuna basılır.

“Personel Veri Tabanından Ekle” linki kullanılarak birim ve bölümlerin altından ilgili kişiye ait adı-soyadı linkine tıklanarak proje ekibi oluşturulur. Proje ekibine eklenmek istenilen kişi personel veri tabanında bulunamıyorsa; personel veri tabanında bulunmayan yardımcı araştırmacılar, kurum dışından katılan yardımcı araştırmacılar ve lisansüstü öğrenciler için manuel olarak giriş yapılarak “Ekle” butonuyla proje ekibi oluşturulmaya devam edilir. İşlem tamamlandıktan sonra “Kaydet” butonuna basılır. Proje ekibi esas olarak projede araştırmaya destek veren ama projeden ücret almayan çalışanlardan oluşur. Projeden araştırmacı personel ya da bursiyer olarak ücret alacak araştırmacılar, proje başvurusunun talep listesinde zaten bütçelendirilmelidir. Projeden ücret alacak araştırmacılar, yürütücü uygun görürse proje ekibine eklenebilir.

“Takvimi Düzenle” linki tıklanır. Gelen sayfada “Yeni İş Paketi” butonu tıklanarak satır eklenmesi sağlanır. İş paketleri altında oluşturulmuş satıra yapılacak çalışmanın tanımı girildikten sonra, aylar sütununun altından, birinci aydan başlanarak tanımı yapılan çalışmanın biteceği aya kadar fare ile tıklayarak zaman çizelgesi oluşturulur. Bir diğer çalışma tanımını girmek ve çalışılacak süreyi belirtmek için “Yeni İş Paketi” butonuna tekrar tıklanarak proje takvimi oluşturulmaya devam edilir. Oluşturulmuş satırlar her satırın sonundaki küçük butona basılarak silinebilir.  İşlem tamamlandıktan sonra “Kaydet” butonuna basılır.

Projelerin ilk üç yılı toplam 30 ay sürer. Birinci proje yılı ilk proje sözleşmesinin imzalanmasını takiben başlar ve 12 (on iki) aydır. Proje süreleri sistemden 6’şar ay ara ile seçilebilir. Süresi 18 ve 30 ay olarak belirlenmiş projelerin ikinci yıl ve/veya son 6 aylık bütçe talepleri, seçilen süreye uygun olarak değerlendirilerek karara bağlanır. Çok yıllı projelerde (18 ay – 30 ay) son 6 aylık bütçe, yıllık tavanın yarısı kadar talep edilmelidir.

Proje süresinin değiştirilmek istenmesi durumunda bu değişiklik “Proje Talep Listesi” adımına geçilmeden önce yapılmalıdır. Proje talep listesi oluşturulduktan sonra proje süresi kesinlikle değiştirilemez. Proje süresinin değiştirilmesinin istenmesi durumunda talep listesinin silinip değişiklik yapıldıktan sonra yeniden düzenlenmesi gerekir. Proje süresi 12 ay olarak belirlenmiş başvurularda yalnızca birinci yıl bütçe talebi yapılır.

Proje süresi 24 ay olarak belirlenmiş başvurularda ikinci yıl,  proje süresi 18 ve 30 ay olarak belirlenmiş projelerin ikinci yıl ve/veya son 6 aylık bütçe talepleri mutlaka öngörülmeli ve proje talep listesine girilmelidir. Gelecek yıllara ait bütçe taleplerinin öngörülmemiş olması durumunda bu yıllar için BAP Komisyonundan bütçe talep edilemez. Gelecek yıl bütçesinin kullanıma açılması için Bilim İnsanı Portalından yapılacak talepler bütçenin ait olduğu proje yılı içinde komisyona sunulmalıdır. Ait olduğu proje yılı içinde açılması Bilim İnsanı Portalından talep edilmeyen bütçeler, daha sonraki proje yıllarında geriye dönük olarak istenemeyecektir. Proje talep listesinin hazırlanması aşamasında yurt dışı alım yapılmasının gerekli ve kesin olduğu durumlarda mal bedellerinin o günkü döviz kuru üzerinden hesaplanan TL karşılıklarına gümrük vb. masraflar için belli oranlarda bütçenin de dahil edilmesi gerekir. Bu sebeple proje bütçesi oluşturulurken BAP Mali Koordinatörlüğü ile iletişime geçilerek destek alınmalıdır.

Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından bilimsel araştırmalar için verilen analiz ve laboratuvar hizmetlerinin KDV Kanununun 1/3-g maddesine göre genel oranda (%18) KDV ye tabi tutulması gerektiğinden analizler için talep edilen meblağlara KDV eklenmesi gerekmektedir.

Desteklenmesine karar verilen proje başvuruları için “Sözleşmeler” sistem tarafından oluşturulur. Sisteme kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yapılarak, “Projelerim” sekmesinden ilgili “Proje Başlığına” tıklanıp “Proje Bilgileri” başlığı altında bulunan proje sözleşmesine erişilir. Bilgisayara yüklenen ve yazdırılarak yürütücü tarafından imzalanan sözleşme çıktısı BAP İdari Koordinatörlüğüne gönderilir.

Komisyon tarafından kabul edilen projeler, “sözleşme bekleyen” aşamasında en çok 1 ay bekletilir ve bu süre sonunda gerekli işlemleri tamamlanmayan proje başvurularının değerlendirilme süreci sonlandırılır.

Araştırmadan sorumlu Rektör Yardımcısı tarafından onaylanan sözleşme çıktısı sisteme geri yüklenerek projenin yürüyen proje durumuna geçmesi sağlanır.

Araştırma projelerinin desteklenme kararı ve kod numarası proje yürütücülerine sistem üzerinden iletildikten ve sözleşme imzalandıktan sonra proje bütçesi kullanıma açılır. Proje tamamlanıncaya kadar, proje ile ilgili tüm işlemlerde bu kod kullanılır.

BAP komisyonu tarafından kabul edilen projelerin sadece birinci yıl ödenekleri komisyonda karara bağlanmakta ve sözleşme imzalandıktan sonra açılmaktadır; diğer yıllara ait bütçeler başvuru sırasında onaylanmaz, sonraki yıllar için öngörü yapılmışsa dönem raporunun kabulünden sonra o yıla ait bütçeler görüşülerek karara bağlanır ve sözleşmenin imzalanması sonrasında da açılır.

Revize edilmesi için proje yürütücüsüne geri gönderilen proje başvuruları için; ilgili projenin durumu “Komisyon Revizyon Talebi” olarak yürütücüye bildirilir. Proje başlığına tıklandığında sol menüde bulunan “Komisyon Revizyon Notu”nda projede yapılması istenen revizyona ait bilgilendirme bulunmaktadır.

1. Proje başvurusunun genel bilgiler, proje özeti, proje metni, anahtar sözcükler, proje ekibi ve proje takvimi sayfalarında revizyon yapılması isteniyorsa; “Proje Başvuru Adımları” menüsünde bulunan her bir adıma ait linke tıklanarak istenen düzenlemeler yapılıp “Proje Başvurusu” butonuna tıklanarak proje başvurusu BAP Komisyonuna yeniden iletilir.
2. Proje başvurusunun bütçesinde revizyon yapılması isteniyorsa; “Proje Başvuru Adımları” menüsünde bulunan “T” butonuna tıklanarak başvuru esnasında oluşturulmuş talep listesi görüntülenebilmekte ancak bu liste üzerinde değişiklik yapılamamaktadır. Değişiklikler, “T” butonunun sol tarafında bulunan “Not Gönder” butonu ile açılan pencereye girilip “Kaydet Butonu” ile kaydedildikten sonra “Proje Başvurusu” butonuna tıklanarak BAP Komisyonuna iletilir.

“Not Gönder” alanı 4000 karakter ile sınırlıdır. Revizyona ilişkin yanıtlar 4000 karakterden fazla olduğunda sistem hata verir ve komisyona iletilmek istenen yanıtlar kaydedilemez. Bu durumda sistemde zaten yüklü olan proje metni bilgisayara indirilerek, revizyona ilişkin yanıtlar proje metnine eklenir ve yeniden sisteme yüklenir. “Not Gönder” alanına revizyona ilişkin yanıtların proje metninde yer aldığına dair bilgi notu konulur. Proje başvuru butonuna basılarak iletilen revize proje başvurusu yeniden Bölüm Başkanı ve Dekan/Müdür onayına gitmeden doğrudan BAP İdari Koordinatörlüğünün sistemine düşer ve komisyon gündemine eklenir.

Bilim İnsanı Portalına iletilen yeni proje başvuruları; yeni başvuru ve revizyon aşamalarında en fazla 3 ay bekletilir. Bu süre sonunda gerekli işlemleri tamamlanmayan proje başvurularının değerlendirilme süreci sonlandırılır. Ancak SUP proje başvurularında, Komisyonun revizyon kararlarına yürütücüler tarafından verilecek yanıtların, komisyon kararında belirtilen süre içinde Komisyona sunulmasını gereklidir; bu sürelerin aşılması durumunda ilgili SUP proje başvuruları sistem üzerinden iptal edilir.

Proje başvurularının değerlendirilmesi aşamasında, komisyon gerekli gördüğü taktirde revizyon kararı alır ve yürütücülere bildirir.  Proje başvurusu yürütücüler tarafından bu çerçevede tekrar düzenlenir. Proje revize edilen metin esas alınarak yürütülür ve dönem/sonuç raporları bu çerçevede değerlendirilir. 

Reddedilen proje başvurularının aynı başlık ve içerik ile yeniden sunulmak istenmesi durumunda komisyonun hakem değerlendirmeleri ışığında ilettiği revizyon kararları dikkate alınarak ilgili proje başvurusu yeniden oluşturulmalıdır.

Proje çalışmalarında ihtiyaç halinde belirtilen gerekçeler doğrultusunda yıllık proje tutarının %25’ine kadar ek bütçe verilebilir. Talepler BAP Komisyonu tarafından detaylı bir değerlendirmeye tabi tutulur ve karara bağlanır. Ek bütçe için Bilim İnsanı Portalından yapılacak talepler bütçenin ait olduğu proje yılı içinde komisyona sunulmalıdır. Ait olduğu proje yılı içinde talep edilmeyen ek bütçeler daha sonraki proje yıllarında geriye dönük olarak istenemeyecektir.

Projelerde kur farkından dolayı ek bütçe talebinde bulunulabilir. Bu taleplerin komisyon değerlendirmesine alınmaları için, proje başlama tarihinden itibaren en çok 3 ay içinde sistemden iletilmeleri gereklidir.

Yürüyen tüm projelerden talep edilecek kur farkı kaynaklı ek bütçe talepleri için onaylanabilecek toplam bütçe tavanı 90.000 TL [Standart (P kodlu) proje bütçe tavanının %50’si] yi aşamaz.

“Misafir Araştırmacı Ziyaret Desteği” talebi proje başvurusu esnasında, proje destek tavanlarını aşmayacak şekilde proje başvurusu içinde yapılabildiği gibi, proje devam ederken de ek bütçe talebi ile yapılabilir.

“Yayın Hazırlık/Yazım Desteği” ise (Uluslararası makale/kitap bölümü ile ulusal/uluslararası kitap) yalnızca proje devam ederken %25 ek bütçe imkânı içinde her bir yürüyen proje için yılda en çok bir kez olmak koşuluyla tüketim gideri olarak yapılır. Ancak, kitap/ kitap bölümü yazımıyla ilgili çalışmalarda bulunulacak ise proje başvurusunda projenin amaçlarından ya da ulaşılması hedeflenen sonuçlarından biri olarak öngörülmelidir.

Ulusal/Uluslararası kitap yazımıyla ilgili çalışmalarda bulunulacağı, proje başvuru formunda, projenin amaçlarından ya da ulaşılması hedeflenen sonuçlarından biri olarak öngörülmüş olacak şekilde; ilgili bilim dalında önde gelen ve etki değeri yüksek yayınevlerinde [(Lisans ve temel lisansüstü ders kitapları (textbook) hariç olmak kaydıyla)] yayınlanacak kitap sayısını yükseltmek amacıyla,

• Her bir projeden yılda yalnızca bir ulusal/uluslararası kitap için ve yalnızca basıma kabul edildikten sonra renkli basım ücreti (Kitabın tamamının basılması için destek verilmez.),
• Basıma kabul edilmeden önce ve/veya basıma kabul edildikten sonra gereken dil ve görsel editörlük hizmetleri ve/veya proofreading hizmetleri (Bölerek kullanılabilir.)

için faturalandırılabilir sabit hizmet karşılığı basılması için destek sağlanır.

Uluslararası yayınevlerinin listesi için Clarivate Analytics organizasyonu tarafından aşağıdaki linkte verilen liste esas alınır. Türkçe basılacak kitaplar için yapılan talepler, birimlerden gelen yayınevi listeleri göz önünde bulundurularak proje bazında değerlendirilir.

• http://wokinfo.com/mbl/publishers/

2023 yılı için “Uluslararası kitap” destek tavanı 2.000 USD, “Ulusal kitap” destek tavanı ise 5.000 TL’dir. P ve D kodlu projelerde %25 ek bütçe imkânı çerçevesinde değerlendirme yapılır.

Projede yürütülen araştırmalara ulusal ve uluslararası alanda söz sahibi bilim insanlarının katılımını sağlamak, araştırma işbirlikleri geliştirmek ve ortak yayın oluşturmak amacıyla yılda en çok bir kez olmak koşuluyla bir araştırmacıya ziyaret desteği verilir.

Söz konusu talep, başvuru esnasında proje destek tavanlarını aşmayacak şekilde proje önerisi içinde veya proje devam ederken %25 ek bütçe imkânı içinde ek bütçe talebi ile hizmet alımı olarak yapılır. BAP Komisyonuna yapılacak taleplerde, “Misafir Araştırmacı Ziyaret Desteği Bilgi Formu” düzenlenerek davet edilecek araştırmacının adı ve soyadı, özgeçmiş bilgisi, kalacağı gün sayısı, araştırma alanının söz konusu projeyle ilgisi, araştırmaya katkısı, karşılanması talep edilen giderler detaylı olarak belirtilir.

1. 1. BAP Komisyonu tarafından uygun bulunan talepler için mali işlemler, proje yürütücüsü tarafından düzenlenen “Hizmet Alımı Avans Talebi ya da İstek Fişi” aracılığıyla yürütülür.
2. 2. Avans talebi ile yürütülecek işlemler için ödeme fişi düzenlenir.
3. 3. Misafir araştırmacı ile “Hizmet Sözleşmesi” düzenlenir.
4. 4. Hizmet alımı tamamlandıktan sonra, hizmet bedeli proje yürütücüsünün bildireceği misafir araştırmacının banka hesabına döviz cinsine göre havale edilir.

Destek tavanı;

• ABD ve uzak ülkelerden davet edilen misafir araştırmacılar için toplam brüt 18.000 TL (brüt ücretten %20 gelir vergisi kesilir.),
• Avrupa ve yakın ülkelerden davet edilen misafir araştırmacılar için toplam brüt 15.000 TL (brüt ücretten %20 gelir vergisi kesilir.)

olup, destek miktarı BAP Komisyonu tarafından bu tavanlar dahilinde değerlendirilerek belirlenir.

Toplam ödenekten %20 gelir vergisi kesildikten sonra kişiye ödeme yapılır. Bütçe talebi yapılırken bu konuya dikkat edilmesi gerekir.

Ödemenin Nasıl Yapılacağı:

İstek Fişi ile; Bilim İnsanı Portalından hizmet alımı istek fişi düzenlenir. Etkinliğin sona ermesini takiben misafir araştırmacının bildireceği banka hesabına ödemenin yapılabilmesi için BAP Mali Koordinatörlüğüne aşağıda listelenen belgelerin iletilmesi gerekmektedir.

Avans Talebi ile; etkinlik tarihinden en az 15 gün önce Bilim İnsanı Portalından hizmet alımı avans talep formu düzenlenir. Bütün giderler (yol + otel + gündelik vb.) yürütücü tarafından karşılanır. Etkinlik bitiminde misafir araştırmacı hizmet sözleşme tutarı kadar misafir araştırmacıya ödemenin yapıldığını gösteren “Harcama Pusulası” düzenlenerek yürütücü ile misafir araştırmacı tarafından müştereken imzalanır. Fatura veya fatura yerine geçen belge düzenleme zorunluluğu bulunmayan kişilerden (Gerçek Kişi) alınacak hizmet alımlarında ödeme “Harcama Pusulası” ile yapılır. Avans talebi ile yürütülecek işlemler için ödeme fişi de düzenlenir. Bu ödemelerde %20 Gelir Vergisi kesintisi yapıldıktan sonra kalan tutar kişiye ödenir. Bütçe talebi yapılırken bu konuya dikkat edilmesi gerekir.

Avans mahsubunda kullanılacak olan harcama pusulası aşağıdaki belgeler ile birlikte BAP Mali Koordinatörlüğüne gönderilir:

1. Rektörlük misafir araştırmacı ziyaret onayı
2. Misafir araştırmacı hizmet sözleşmesi
3. Etkinlik çalışma planı
4. Misafir araştırmacının özgeçmişi
5. Pasaportun resimli bölümünün fotokopisi
6. Uçak bileti (fotokopisi)
7. Harcama pusulası  (Avans alınması halinde kullanılacaktır.)
8. Ödeme Fişi (Avans alınması halinde kullanılacaktır.)

Bilim İnsanı Portalından “Ek Bütçe” Talebi İletmek İçin Aşağıdaki Adımlar Takip Edilir:

1. “Projelerim” sekmesinden “Proje Başlığına” tıklanır.
2. Gelen ekranın sol tarafında bulunan “Proje Talepleri” menüsünden “Ek Bütçe Talebi” linki tıklanır. “Talep Tipi” seçilir. Proje talep listesinde bulunan bir kaleme ek bütçe başvurusu yapılacak ise “Talep Listemdeki Bir Kaleme” tipi seçilerek “Var Olan Talepler, Toplam ve Gerekçe” alanları doldurulur. Yeni bir kaleme ek bütçe başvurusu yapılacak ise “Yeni Bir Talep Kalemine” tipi seçilerek “Talep Türü, Türü, Gerekçe, Adet, Birim Fiyatı ve Tutar” alanları doldurulur. “Birim Fiyat” ve “Tutar” yazılırken virgül kullanılmamalıdır.
3. Talebi hemen iletmek için “Kaydet ve Şimdi Gönder” butonuna tıklanır.

Talep hemen iletilmeyecekse “Taslak Olarak Kaydet” butonu ile sisteme kaydedilir ve daha sonra “Proje Talepleri” menüsünden “Talepleri Listele” linki tıklanarak ilgili talep yeniden düzenlenebilir, iptal edilebilir ve “Gönder” butonu ile BAP Komisyonuna iletilir.

Yürüyen bir BAP projesi bulunan yürütücülerin, Üniversite Yönetim Kurulu kararı gerektiren uzun süreli görevlendirme ve/veya izin (askerlik, sağlık problemleriyle ilgili izinler, doğum izni, ücretsiz izin, ikinci 3 aylık yurt dışı görevlendirme vb.) almaları durumunda ıslak imza gerektiren mali süreçlerle ilgili işlemlerin durdurulmaması için, projenin yürütücülüğünün ilgili tarihler arasında proje ekibindeki tam zamanlı bir öğretim üyesi/doktoralı çalışana (postdoc hariç) devredilmesi ya da proje yürütücüsünün izinli olduğu süre boyunca projenin dondurulması gerekir. Proje yürütücüsü projenin dondurulması için BAP Komisyonuna değişiklik talebinde bulunur. BAP Komisyonundan onay alınarak devir işleminin yapılmaması veya projenin dondurulmaması halinde projeyle ilgili idari ve mali süreçler (ek bütçe, fasıl aktarımı, değişiklik, ek süre, gelecek yıl bütçesi, seyahat ek bütçe talepleri ile dönem raporu iletilmesi; yeni istek fişi, yeni avans talebi, SGK’lı araştırmacı personel olarak çalışanların/ bursiyer olarak görevlendirilmiş olanların maaş işlemleri) BAP Komisyonu kararıyla resen durdurulur; SGK’lı araştırmacı personelin kanuni olarak gerçekleşen hakediş maaşı ödenerek çıkışı yapılır. Bursiyerlerin maaş işlemleri sonlandırılır. Yalnızca ÜYK kararı gerektiren uzun süreli görevlendirme tarihinden önce başlatılmış istek fişi ve avans talepleriyle ilgili süreç devam eder, tamamlanır. Resmi izinler dışında projenin devam etmesine engel teşkil edecek mücbir sebepler (Pandemi, hastalık, doğal afetler vb.) bulunması durumunda projenin dondurulması talep edilebilir. Resmi izinler ya da mücbir sebepler dışında BAP Komisyonuna iletilen değişiklik talebi neticesinde, yapılan değerlendirme sonucunda bir kereye mahsus olmak üzere proje en çok 6 aya kadar dondurulabilir.  Dondurulma süresinin bitimini takiben yürütücünün talebi beklenmeksizin proje, komisyon kararı ile aktifleştirilir.

Bilim İnsanı Portalından “Değişiklik” ve “Sınırlı Yetkili Kullanıcı”  Talebi İletmek İçin Aşağıdaki Adımlar Takip Edilir:

1. “Projelerim” sekmesinden “Proje Başlığına” tıklanır.
2. Gelen ekranın sol tarafında bulunan “Proje Talepleri” menüsünden “Değişiklik Talebi” linki tıklanır.
3. Açılan sayfada “Değişiklik Talebi” ve “Gerekçe” alanları düzenlenir.
4. Proje kapsamında maaş karşılığı çalışan “Araştırmacı Personel” in değiştirilmesi talep edilecek ise “01.2.1.90 Araştırmacı personel çalıştırma kapsamında çalışan eleman değişikliği ise lütfen işaretleyiniz.” kutucuğu işaretlenmelidir. Proje ekibi ile ilgili değişiklikler için bu kutucuk işaretlenmemelidir.
5. Talebi hemen iletmek için “Kaydet ve Şimdi Gönder” butonuna tıklanır.

Talep hemen iletilmeyecekse “Taslak Olarak Kaydet” butonu ile sisteme kaydedilir ve daha sonra “Proje Talepleri” menüsünden “Talepleri Listele” linki tıklanarak ilgili talep yeniden düzenlenebilir, iptal edilebilir ve “Gönder” butonu ile BAP Komisyonuna iletilir.

Projelerin başlama tarihlerinden itibaren ek süreler dahil en geç 33. ayda tamamlanmaları gerekir.   Normal proje süresi biten (12, 18, 24, 30 ay) ve süre bitimini izleyen 3 ay içinde dönem raporu ile birlikte ek süre talep edilmeyen projelerin yalnızca sonuç raporları sistem üzerinden iletilebilir. Projelerin en çok 33. ayda tamamlanması beklendiğinden dönem raporu ile birlikte yapılacak ek süre taleplerinde 30 aylık projeler için en çok 3 ay, 24 aylık projeler için en çok 9 ay, 18 aylık projeler için en çok 15 ay ve 12 aylık projeler için en çok 21 ay ek süre talep edilebilir.

Projelerin, başvuru aşamasında sistemden 12, 18, 24 ve 30 ay olarak seçilebilen normal sürelerinin sona ermesi ile (Proje süresi ‘0’ olduğunda) sistem üzerinden yeni talep (seyahat talebi, ek bütçe, fasıl aktarımı, değişiklik talebi, gelecek yıl bütçe talebi), yeni istek fişi ve yeni avans işlemleri başlatılamaz.

Ancak dönem raporu ile birlikte ek süre talebi iletilebilir. Dönem raporu ve ek süre talebinin komisyon tarafından kabul edilmesinin ardından yeni talep, yeni istek fişi ve yeni avans işlemleri başlatılabilir. Projelerin ek süreler dahil toplam sürelerinin 32 ayı doldurmuş olması durumunda ilgili projelerden iletilen yeni talepler (seyahat talebi, ek bütçe, ek süre (dönem raporu), fasıl aktarımı, değişiklik talebi, gelecek yıl bütçe talebi) değerlendirmeye alınmaz. Taleplerin 32. ay başlamadan önce Komisyona iletilmiş olması gereklidir.

Projelerin ek süreler dahil toplam sürelerinin 33. ayın sonuna ulaşmasıyla sistem üzerinden yeni istek fişi ve yeni avans işlemleri başlatılamaz. Projenin sonuç raporunun iletilmesi beklenir.

Bilim İnsanı Portalından “Ek Süre” Talebi İletmek İçin Aşağıdaki Adımlar Takip Edilir:

1. “Projelerim” sekmesinden “Proje Başlığına” tıklanır.
2. Gelen ekranın sol tarafında bulunan “Proje Talepleri” menüsünden “Ek Süre” linki tıklanır.
3. Açılan sayfada “İstenen Süre” ve “Gerekçe” alanları düzenlenir.
4. Talebi hemen iletmek için “Kaydet ve Şimdi Gönder” butonuna tıklanır.
5. Talep hemen iletilmeyecekse “Taslak Olarak Kaydet” butonu ile sisteme kaydedilir ve daha sonra “Proje Talepleri” menüsünden “Talepleri Listele” linki tıklanarak ilgili talep yeniden düzenlenebilir, iptal edilebilir ve “Gönder” butonu ile BAP Komisyonuna iletilir.

Aşağıda yer alan BAP Proje dönem raporu ve sonuç raporu hazırlama adımlarını takip ederek raporunuzu Komisyona iletebilirsiniz.

Proje, “Sonuç Raporu”nun (Şablon aşağıdaki adımlar takip edilerek sistemden indirilmelidir.) BAP Komisyonuna sunulup kabul edilmesinden sonra tamamlanmış/ sonlandırılmış olur.

Sonuç raporu ve eklerinin eksiksiz olarak sunulması proje yürütücüsünün sorumluluğundadır. Sonuç raporlarında ve daha sonra projelerden kaynaklanan kitap dahil tüm ürünlerde (makale, bildiri, kitap, tez, yazılımların tanıtım sayfaları, vb.) araştırmanın Boğaziçi Üniversitesi BAP Komisyonu tarafından desteklenmiş olduğunu proje kod numarası verilerek belirtilmelidir. Proje kod numarası verilerek atıf (BÜ Bilimsel Araştırma Projeleri tarafından .... kodu ile veya by Boğaziçi University Research Fund Grant Number....) olmadığı durumlarda projeden kaynaklanan ürünler o projenin ürünü olarak kabul edilmez. BAP Projesine kod belirtilerek atıflı ürünler sonuç rapor şablonunun “Elde Edilmiş Ürünler” başlığı altındaki tabloda görülecektir. Böylece BAP projesine kod belirtilerek atıf verilmiş yazılı ürünler veri tabanına da işlenmiş olacaktır. “Elde Edilmiş Ürünler” başlıklı alana yalnızca proje kod numarası verilerek atıf yapılmış ürünler eklenmelidir. BAP projesine kod belirtilerek atıf olmayan, henüz tamamlanmamış ya da basılmamış ürünler ise sonuç raporu şablonunun yalnızca “Ekler” başlığı altında yer verilebilir ve ıslak imzalı olarak gönderilecek sonuç raporuna eklenebilir.

Sonuç raporu, tezin veya makalenin kendisi olamaz;  bu ürünler ek olarak verilebilir.

Sonuç raporu, resmi evrak statüsünde olduğundan resmi bir dil ile tek lisan kullanılarak (Türkçe ya da İngilizce) yazılmalı, ekler hariç kendi içinde bir bütünlük oluşturacak şekilde bilimsel rapor formatında hazırlanmalı ve 20 sayfayı aşmamalıdır.

Proje sonuç raporlarının değerlendirilmesi aşamasında, komisyon gerekli gördüğü taktirde revizyon kararı alır ve yürütücülere bildirir.  Proje sonuç raporu yürütücüler tarafından bu çerçevede tekrar düzenlenir.

Projenin uygun şekilde sonlanması için proje sürecinin vazgeçilmez parçası olan; yapılan akademik araştırmayı, araştırmanın aşamalarını ve detaylarını kapsayacak, proje teklifinde yapılacağı hedeflenenlerle yapılanların karşılaştırıldığı, ulaşılamayan hedeflere neden ulaşılamadığının açıklandığı, temel bilimsel rapor unsurlarına yer veren bir sonuç raporunun gönderilmesi beklenmektedir. Sonuç raporu tezin, makalenin veya tez ilerleme raporunun kendisi olamaz; bu ürünler ek olarak verilebilir.

“Doktora (D kodlu)” kodlu projeler ile araştırmacılara ikinci bir projede yürütücü olma imkânı sağlandığı gibi; ilgili doktora tez öğrencisine bilimsel toplantılara katılım desteği ve yurt dışı arazi-saha çalışması desteği imkânı sunulur. Dolayısıyla, bu projelerdeki araştırmalara ilgili doktora tez öğrencisinin kapsamlı bir katkı sağlaması beklenir. BAP Komisyonu bu katkının projeye etkisini dönem ve sonuç raporlarında aşağıdaki ek bilgileri de göz önüne alarak inceler. Bu ek bilgilerin raporlarda bulunmaması durumunda yürütücüden talep edilir.

BAP Komisyonuna iletilen “D” kodlu projelerin sonuç raporlarının değerlendirmeleri yapılırken aşağıdaki bilgilerin ve eklerin raporda bulunması beklenir:

1. Tez tamamlanmış ise; proje sonuç raporu ekinde yer alması ve tezde, ilgili “D” kodlu projeye kod belirtilerek atıf bulunması;
2. Tez tamamlanmamış ise; hangi aşamada olduğu, ne zaman biteceği ve aynı öğrenci ile yeni bir “D” kodlu proje başvurusunda bulunup bulunulmayacağı hakkında bilgi verilmesi, projeye ilişkin olarak tezde yapılan araştırmaların bilimsel rapor diliyle proje sonuç raporunda yer alması,  tez izleme raporları ve/veya enstitü tutanaklarının raporun ekinde verilmesi.

BAP Komisyonuna iletilen “M” kodlu projelerin sonuç raporlarının değerlendirmeleri yapılırken aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi beklenir:

1. Dış kaynak tarafından desteklenen ana projenin sonuç raporu BAP proje sonuç raporuna kopyalanmamalıdır;
2. BAP Komisyonuna sunulacak BAP projesi sonuç raporu, dış kaynak tarafından desteklenen projenin sonuç raporunda yer alan bilimsel içerikten farklılığı net olarak ortaya koyacak ve BAP Komisyonu tarafından kabul edilen BAP projesinin destekleyici özelliklerini vurgulayacak şekilde hazırlanmalıdır;
3. Dış kaynak tarafından desteklenen projenin bilimsel içeriğinin ne şekilde tamamlandığı açıklanmalı ve bulgular, iki çalışma arasındaki farkları da kapsayacak şekilde belirtilmeli ve değerlendirilmelidir.

BAP İdari Koordinatörlüğü tarafından gözden geçirilen ve şeklen uygun olmadığı tespit edilen sonuç raporları, uygun hale getirilmeleri için yürütücülere geri gönderilir.

Sistem üzerinden iletilen sonuç rapor formuna ek olarak; proje yürütücüsü tarafından imzalanmış sonuç rapor formu, araştırmadan türeyen çalışmaların birer kopyaları BAP Komisyonuna iletilmek üzere BAP İdari Koordinatörlüğüne gönderilmelidir.

Mevzuat gereği harcamalar ile ilgili tüm işlemleri tamamlanmış projelerin sonuç raporları komisyon değerlendirmesine alınır. Sistem tarafından oluşturulan mali verilerin sonuç rapor şablonuna tam ve doğru olarak yansıyabilmesi için harcamalarla ilgili işlemlerin tamamlanmasının ardından son mali verilerin yer aldığı sonuç raporu şablonu bilgisayara indirilebilir ve harcamalarla ilgili tüm işlemleri tamamlanmış projelerin sonuç raporları sistemden iletilebilir.

Bu sonuç raporları proje başvurusunu değerlendiren komisyon içi hakem tarafından değerlendirilerek, komisyonda tartışılır ve karara bağlanır. Sonuç raporları kabul edilir veya revizyona gönderilir. Revizyondan gelen raporlar aynı şekilde komisyonda değerlendirilir. Komisyon, sonuç raporları için birden fazla kez revizyon talep edebilir.

Revize edilmesi için komisyon kararı ile proje yürütücülerine geri gönderilen proje sonuç raporlarının en geç 60 gün içinde revize edilerek Bilim İnsanı Portalından iletilmesi gereklidir. İlk proje sonuç raporu proje süresinin bitiminden sonraki 90 günlük bekleme süresi içinde gönderilmiş olsa dahi, revize sonuç raporunun komisyon kararını takiben 60 gün içinde gönderilmemesi durumunda proje, süresini aşarak sonuçlandırılmış olur.

Sonuç raporları format, teknik gelişme raporu ve rapor şablonunda istenen diğer bilgiler ışığında uygun bulunarak kabul edildiği taktirde;

• Sonuç raporunun sistemden ilk iletildiği tarih itibariyle projesinin süresi göz önüne alınarak, revize edilerek gönderilmiş sonuç raporlarının komisyonun revizyon kararını takiben 60 gün içinde gönderilip gönderilmediğine bakılarak ve Komisyonun değerlendirmesinde geçirilen süreler düşüldükten sonra “vaktinde” veya “süresini aşarak”;
• Sonuç raporu iletilen BAP projesine kod belirtilerek atıf yapılmış ürün olup olmadığına bakılarak “ürünlü” veya “ürünsüz” olma durumları belirlenerek;
• Proje başvurusunda belirtilen amaç ve hedeflerine ulaşan projeler “başarılı”, ulaşamayanlar “başarısız” ve başarılı olarak kapatılma kriterlerini sağlamayan, hedeflerine kısmen ulaşmış olduğu görülen projeler ise doğrudan kapatılır. Sonuç raporunun kabul edilmesi ve projenin kapatılma işlemiyle ilgili kararlar yürütücüye sistem üzerinden iletilir.

Açık proje/projeler kapatılmadıkça, proje sayı limitine ulaşmış yürütücünün yeni proje başvurusu işleme konulamaz. (Proje Destek Türleri başlığı altında bulunan ikinci proje başvurularının türlerine göre sistemden iletilebilirlik durumlarını gösteren tabloyu (Tablo 1) inceleyiniz.)

BAP Komisyonu minimum proje süresini doldurmuş projelerin (12 ay) sonuç raporlarını değerlendirmektedir. Proje minimum süresi olan 12 ayı doldurmamış projelerin sonuç raporları Bilim İnsanı Portalı üzerinden ancak minimum proje süresi dolduktan sonra BAP Komisyonu değerlendirmesine iletilebilmektedir.

Minimum proje süresini doldurmuş projelerin sonuç raporu ile yeni proje başvurusu sistem üzerinden eşzamanlı olarak iletilebilir.

Normal proje süresi biten (12, 18, 24, 30 ay) ve süre bitimini izleyen 3 ay içinde dönem raporu ile birlikte ek süre talep edilmeyen projelerin yalnızca sonuç raporları sistem üzerinden iletilebilir.

Süresi bitmiş (0. gün) projelerde, sonuç raporunun hazırlanması için verilen süre (90 gün) aşılmış (Süresi 37 ay ve üzerinde olan projeler) ve sonuç raporu iletilmemiş ise, proje yürütücüsünün (varsa) değerlendirme aşamasındaki proje önerisinin değerlendirilmesi durdurulur ve/veya (varsa) yürüyen projesinden iletilecek talepler (konferans dahil) değerlendirmeye alınmaz. Halen sonuç raporlarının iletilmemesi durumunda projeler resen kapatılır.

• 12 aylık projelerde süre bitimini izleyen 3 aylık sürenin (90 gün) aşılmış olması durumunda projenin 16., 17., ve 18. aylarında “Bilim İnsanı Portalı” üzerinden sonuç raporu iletilmesine dair hatırlatma ve uyarı yazıları gönderilir. 18. ayın bitiminde halen sonuç raporu iletilmemiş projeler 19. aylarında komisyon kararı ile resen kapatılır. Resen kapatılan projelerin yürütücülerinin yeni proje başvuruları ilgili tutanak tarihinden itibaren 1 yıl süresince değerlendirmeye alınmaz.
• 18 aylık projelerde süre bitimini izleyen 3 aylık sürenin (90 gün) aşılmış olması durumunda projenin 22., 23., ve 24. aylarında “Bilim İnsanı Portalı” üzerinden sonuç raporu iletilmesine dair hatırlatma ve uyarı yazıları gönderilir. 24. ayın bitiminde halen sonuç raporu iletilmemiş projeler 25. aylarında komisyon kararı ile resen kapatılır. Resen kapatılan projelerin yürütücülerinin yeni proje başvuruları ilgili tutanak tarihinden itibaren 1 yıl süresince değerlendirmeye alınmaz.
• 24 aylık projelerde süre bitimini izleyen 3 aylık sürenin (90 gün) aşılmış olması durumunda projenin 28., 29., ve 30. aylarında “Bilim İnsanı Portalı” üzerinden sonuç raporu iletilmesine dair hatırlatma ve uyarı yazıları gönderilir. 30. ayın bitiminde halen sonuç raporu iletilmemiş projeler 31. aylarında komisyon kararı ile resen kapatılır. Resen kapatılan projelerin yürütücülerinin yeni proje başvuruları ilgili tutanak tarihinden itibaren 1 yıl süresince değerlendirmeye alınmaz.
• 30 aylık projelerde süre bitimini izleyen 3 aylık sürenin (90 gün) aşılmış olması durumunda projenin 34., 35., ve 36. aylarında “Bilim İnsanı Portalı” üzerinden sonuç raporu iletilmesine dair hatırlatma ve uyarı yazıları gönderilir. 36. ayın bitiminde halen sonuç raporu iletilmemiş projeler 37. aylarında komisyon kararı ile resen kapatılır. Resen kapatılan projelerin yürütücülerinin yeni proje başvuruları ilgili tutanak tarihinden itibaren 1 yıl süresince değerlendirmeye alınmaz.

“Tamamlayıcı Destek” projelerinde destek veren kuruluş(lar)la yapılan sözleşmelere uyulur.

Projelere dair tüm doküman ve belgelerle birlikte ilgili projeye ait ıslak imzalı sonuç raporu arşive gönderilir ve BAP Birimi tarafından arşivde 5 yıl saklanır.

Bilim İnsanı Portalından “Sonuç Raporu” İletmek İçin Aşağıdaki Adımlar Takip Edilir:

1. Öncelikle sonuç raporu düzenlenecek projeye kod belirtilerek atıfta bulunulmuş makale, bildiri, kitap, tez, yazılım vb. ilgili projeden kaynaklanan ürünler Bilim İnsanı sekmesi “Akademik Faaliyetler” menüsü “Yayınlarım”, “Ekle” ve “Lisansüstü Tezler”, “Ekle” alanından sisteme girilmelidir.
2. Projeden kaynaklanan ürünlerin girişi yapıldıktan sonra, “Projelerim” sekmesinden “Proje Başlığına” tıklanır. Gelen ekranın sol tarafında bulunan “Proje Raporları” menüsünden “Sonuç Raporu Ekle” linki tıklanır.
3. “Elde edilen ürünlerin listesini görmek ve sonuç raporuna eklemek tıklayınız” linki tıklanarak sisteme girilmiş ve ilgili projeden kaynaklanan ürünlerin “Ekle” butonu ile henüz indirilmemiş sonuç rapor şablonuna eklenmesi sağlanır.
4. BAP projesine kod belirtilerek atıf olmayan, henüz tamamlanmamış ya da basılmamış ürünlere sonuç raporu şablonunun yalnızca “Ekler” başlığı altında manuel olarak yer verilebilir.
5. Projeden kaynaklanan herhangi bir ürünün olmaması durumunda “Projemden şu ana kadar ürün çıkmamıştır” kutucuğu işaretlenir ve gerekiyorsa açıklama alanı düzenlenir. (Diğer BAP projelerine kod belirtilerek atıfta bulunulmuş ürünler için “Ürün Sunumu” talebi yapılır. Detaylı bilgi “Proje Talepleri” bölümünde “Ürün Sunumu Talebi” konusu açıklanırken verilmiştir.)
6. “BAP Mali Koordinatörlüğü ile iletişim kurarak harcamalarla ilgili işlemlerin tamamlandığı bilgisini edindim” kutucuğu işaretlenir. Bu kutucuk işaretlenmeden şablon bilgisayara indirilemez. (Sistem tarafından oluşturulacak mali verilerin sonuç rapor şablonuna tam ve doğru olarak yansıyabilmesi için proje süresi bitmiş dahi olsa harcamalarla ilgili işlemlerin tamamlanmasını beklemeden şablon bilgisayara indirilemez.)
7. “Sonuç raporunun mali veriler ve proje bilgilerini kapsayan şablonunu indirmek için tıklayınız” linki tıklanarak elde edilen ürünler, mali veriler ve proje bilgilerini kapsayan rapor şablonu bilgisayara yüklenir. (Rapor şablonundaki ilk iki madde sistemden gelen mali veriler ile otomatik olarak doldurulmuştur. Bu veriler üzerinde herhangi bir düzeltme/değiştirme yapılmamalıdır.)
8. Sonuç rapor şablonu “İngilizce” veya “Türkçe” hazırlanabilir.
9. Projenin gelişme raporu ve proje yürütücüsünden istenen diğer bilgiler düzenlenir.
10. Düzenlenen rapor (varsa) araştırmadan türeyen ek çalışmalarla birlikte (Zip/rar dosyası olarak en fazla 5 MB yükleme yapılır.) “Raporları Listele” linkinden “Görüntüle” butonuna basılarak “Göz At” butonundan sisteme yüklenir.
11. Rapor hemen iletilecekse “Raporu Kaydet ve Şimdi Gönder” butonuna basılır. (Harcamalarla ilgili tüm işlemleri tamamlanmış projelerin sonuç raporları sistemden iletilebilir.)
12. Rapor daha sonra iletilecekse “Taslak Olarak Raporu Kaydet” butonuna basılır. Daha sonra “Raporları Listele Linki” nden “Raporu Gönder” butonuna tıklanarak rapor BAP Komisyonuna iletilir. (Harcamalarla ilgili tüm işlemleri tamamlanmış projelerin sonuç raporları sistemden iletilebilir.)
13. Sisteme yüklenen rapor proje yürütücüsü tarafından imzalanarak (varsa) araştırmadan türeyen ek çalışmalarla ile birlikte BAP Komisyonuna iletilmek üzere BAP İdari Koordinatörlüğüne gönderilir.

Bilim İnsanı Portalından “Sonuç Raporu Revizyon” İşlemleri İçin Aşağıdaki Adımlar Takip Edilir:

1. “Projelerim” sekmesinden “Proje Başlığına” tıklanır.
2. Gelen ekranın sol tarafında bulunan “Proje Raporları” menüsünden “Raporları Listele” linkine tıklanır.
3. Gelen sayfada “Durum” başlığı altında “Komisyon Revizyon Talebi” yazan rapora ait “Görüntüle” butonuna tıklanarak “Göz At” butonunun sağ tarafında bulunan rapor bilgisayara yüklenir.
4. “Komisyon Revizyon Notu” sayfanın sol üst tarafında “Komisyon Revizyon Kararı” menüsü altında bulunmaktadır.
5. Revizyonu istenen raporla ilgili güncellemeler  (Revizyon talebine ilişkin düzenlemeleri koyu ve kalın (bold) veya altını çizerek belirtilmelidir.) yapıldıktan sonra araştırmadan türeyen (varsa) ek çalışmalarla birlikte (zip/rar dosyası olarak) “Proje Raporları” menüsü “Raporları Listele” linkinden “Görüntüle” butonuna basılarak “Göz At” butonuyla sisteme (önceki raporun üzerine) yüklenir. “Raporu Kaydet” butonuna basılır.
6. “Raporları Listele Linki”nden “Raporu Gönder” butonuna basılarak revize edilmiş sonuç raporu BAP Komisyonuna iletilir.
7. Sisteme yüklenen revize edilmiş rapor proje yürütücüsü tarafından imzalanarak araştırmadan türeyen (varsa) ek çalışmalarla birlikte BAP Komisyonuna iletilmek üzere BAP İdari Koordinatörlüğüne gönderilir.

2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa 25/6/2009 tarihli ve 5917 sayılı Kanunun 21 inci maddesiyle eklenen EK 28 inci madde hükmüne dayanılarak hazırlanan “Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” in (16.07.2020 tarih ve 31187 Sayılı Resmi Gazete) Personel Çalıştırılmasıyla ilgili 13. Maddesinin (3)’ üncü bendinde “Onaylanan proje planlarında personel çalıştırılması öngörülmediği sürece, bilimsel araştırma projelerinde özel hesaptan personel çalıştırılamaz, bu amaçla herhangi bir ödeme yapılamaz. İlgili yılın yatırım programında yer alan rektörlük bilimsel araştırmaları isimli projeler için ilgili üniversitelerin komisyonlarınca, ilgili yılın yatırım programının teknolojik araştırma sektöründe yer alan diğer tüm projeleri için ise Strateji ve Bütçe Başkanlığınca yapılacak değerlendirme sonucuna göre projelerde ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde sözleşmeli personel çalıştırılabilir. İlgili mevzuatı gereğince yapılması gereken zorunlu ödemeler, toplam proje maliyeti içinde kalmak kaydıyla ödenebilir.”, hükmü uyarınca BAP Projelerinde personel çalıştırılmaktadır. Bu amaçla ayrılacak ödenek BAP Mali yılı toplam genel bütçesinin %20 sini geçmeyecek şekilde her yıl Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonunca değerlendirilir.

Boğaziçi Üniversitesi lisansüstü öğrencileri ile doktora sonrası araştırmacılar 2010 yılından bu yana tam SGK’lı olarak proje süresi ile sınırlı olmak kaydıyla BAP projelerinde çalıştırılabilmektedir. Bu statüde çalışanlar ile 4/B’li olarak belirli süreli hizmet sözleşmesi yapılır. Yabancı uyruklu lisansüstü öğrenciler ve doktora sonrası araştırmacılar bu statüde çalışamazlar.

Araştırmacıya ödenecek aylık toplam ücret her yıl  “Asgari Ücret Tespit Komisyonu” tarafından belirlenen asgari ücretin altında olamaz (“Asgari Ücret” kanunen ödenmesi zorunlu olan “En Az” ücrettir.); Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Devlet Personel Başkanlığı tarafından belirlenen ücret tavanlarını aşamaz. Bu sebeple BAP Komisyonu projede çalışacak araştırmacının niteliğine göre her yıl ilgili kanunlar çerçevesinde en az ve en çok toplam maliyet miktarlarını belirler.

Proje yürütücüleri 2023 yılında “Araştırmacı Personel Çalıştırma” kapsamında çalışacak olan,

• Doktora sonrası araştırmacıların aylık maaşlarının, projeye aylık toplam maliyeti en az 12.259,80 TL TL/Ay (Tahmini ele geçen net ücret 8.506,80 TL)  ile en çok 25.000 TL/Ay, (Tahmini ele geçen net ücret 17.214 TL) *doktoradan sonraki 7 yıl içinde toplam 3 yıl çalışabilir . 
• Üniversitemiz lisansüstü öğrencilerinin aylık maaşlarının, projeye toplam maliyeti 2023 yılında en az  12.259,80 TL /Ay (Tahmini ele geçen net ücret 8.506,80 TL) ile en çok 15.000 TL/Ay (Tahmini ele geçen net ücret 10.379,63 TL)  arasında olacak ve proje bütçe tavanları dahilinde kalacak şekilde belirlenmek zorundadır. Ortalama %31 düzeyindeki yasal kesintiden sonra net ödeme yapılır.

Devam eden proje kapsamında çalışan araştırmacı personelin aylık maaşı resmi makamlar tarafından belirlenen asgari ücretten daha yüksek bir ücret olarak komisyon kararı ile belirlenebilir; ancak (ilgili tavan aşılmayacak şekilde) araştırmacı personelin çalışma süresi ay bazında kısalır. Bu değişikliğin komisyondan talep edilebilmesi için araştırmacı personelin 3 aydan daha uzun bir çalışma süresinin kalmış olması, projenin en az 3 ay normal süresinin bulunması, en az 3 aylık harcanmamış araştırmacı personel bütçesinin bulunması ve ayrıca talebin BAP Komisyonu toplantısı gündemine alınacak şekilde en geç 1 ay önceden sistemden iletilmesi gereklidir.

1.Araştırmacı personel için yapılacak ödemeler toplam BAP proje tavanlarını geçemez ve bu amaçla ek ödenek/fasıl aktarımı talep edilemez.

2.Proje yürütücüsünün, proje başvurusunda araştırmacı çalıştırmayı öngörmüş olması, personelin niteliğini, adı ve soyadını, çalışacağı süreyi ve projeye toplam maliyetini belirlemiş olması gerekir.

3.Çalıştırılmak istenen araştırmacının projeye sağlayacağı katkı, işinin tanımı, niteliği ve gerekçesi proje başvurusunda ayrıntılı olarak açıklanmalıdır. Projede çalışacak araştırmacının, hâlihazırda herhangi bir kurum veya kuruluşta ücret karşılığı çalışmıyor olması gerekir.

4.Üniversitemiz lisansüstü öğrencileri ve doktora sonrası araştırmacılar (Doktoradan sonraki 7 yıl içinde olmak kaydıyla ve en çok 3 yıl) projelerde araştırmacı personel olarak çalıştırılabilir.

5.Yeni proje başvurularında ve araştırmacı personel değişikliklerinde, çalıştırılmak istenen doktora sonrası araştırmacının özgeçmişinin de gönderilmesi gereklidir.

6.Yeni proje başvurularında araştırmacı personel çalıştırma izni ve bütçeleri birinci proje yılı içinde değerlendirilir ve onaylanır.

7.Bir proje yılı proje sözleşmesinin imzalanmasını takiben başlar ve 12 (on iki) aydır.

8.Bir yıldan uzun süreli projelerin ikinci ve son 6 aylık araştırmacı personel çalıştırma talepleri o yıllara ait bütçe talebi içinde yenilenerek değerlendirilir ve onaylanır.

9.Yürüyen projelere sonradan personel çalıştırma izni verilmez.

10.Bir projede (R-SBA-TUG kodlu projeler hariç) aynı anda birden fazla araştırmacı personel çalıştırılamaz.

11.Bir projede en kısa araştırmacı personel sözleşme süresi 3 aydır. Araştırmacı personel çalışma izni normal proje süresi (mevzuat gereği) dahilinde ve en az 3 aylık hizmet sözleşmesi süresince verilebilmektedir.

12.Bir araştırmacı personel (Üniversitemiz lisansüstü öğrencisi) projeler kapsamında tam SGK’lı olarak en fazla 6 yıl çalıştırılabilecektir.

13.Projelerde çalışan araştırmacı personele gelir vergisi indirimi ve damga vergisi muafiyeti uygulanır.

14.Projede çalışacak araştırmacı personelin hizmet sözleşmesinin yenilenmesi veya bir sonraki proje yılında da aynı projede çalışabilmesi için yürütücünün proje başvurusunda araştırmacı personel çalıştıracağını öngörmüş olması, bilim insanı portalından dönem raporu ile birlikte eş zamanlı olarak gelecek yıl bütçe talebini iletmesi, bu talebin BAP Komisyonunca değerlendirilip onaylanması ve (bütçe imkânları dahilinde) ödenek tahsis edilmiş olması gerekmektedir. İşlemlerin ve ödemelerin zamanında ve doğru olarak yürütülebilmesi için bildirimlerin zamanında yapılması konusundaki yasal sorumluluk proje yürütücüsüne aittir.

15.Yabancı uyruklu araştırmacılar tam SGK’lı statüsünde personel çalıştırma kapsamında çalıştırılamaz.

16.Çalıştırılacak araştırmacı personel Türkiye sınırları içinde fiilen (fiziki olarak) ikamet etmelidir.

17.Sadece 1 Ocak – 14 Ocak tarihleri arasında SGK işe giriş işlemi yapılmamaktadır.

18.Projenin tamamının veya bölümlerinin zamanından önce tamamlanması durumunda hizmet sözleşmesi proje yürütücüsü tarafından tek taraflı feshedilebilir.

19.Yürütücülerin talebi üzerine, projelerin BAP Komisyonu kararıyla dondurulması halinde projelerde çalışan araştırmacı personelin hizmet sözleşmesi de buna bağlı olarak sonlanmış sayılır.

20.Boğaziçi Üniversitesi olarak, BAP dahil tüm SGK’lı çalışanlarının toplam primlerini her ayın belirli bir gününde SGK’ya yatırma zorunluluğunun olması nedeniyle BAP Mali Koordinatörlüğüne geç ulaşan taleplerden oluşacak SGK prim borçlarının daha önce tahakkuk eden kurum toplam primlerine ilave edilmesi mümkün olmadığından, SGK’ya süresi içinde yatırılmayan prim borçları için ciddi cezai müeyyideler uygulandığından, sorumluluk proje yürütücüsüne aittir.

21.5510 Sayılı Kanun gereği sağlık raporu alan tam SGK’lı personelin istirahat süresinin, işverenlerce elektronik ortamda “Sosyal Güvenlik Kurumu”na bildirilmesi zorunluluğu getirilmiş ve bildirimin süresinde gönderilmemesi durumunda idari para cezası uygulanması öngörülmüştür. Üniversitemizin cezai bir durumla karşı karşıya kalmaması için herhangi bir sağlık kuruluşundan rapor alan proje araştırmacı personelin, sağlık raporunu aldığı gün mutlaka BAP Mali Koordinatörlüğüne bildirmesi gerekmektedir. Bildirilmemesi halinde tüm sorumluluk proje yürütücüsüne aittir.

Çalışmaya başlayacak bir araştırmacı personelin, sözleşmede belirtilen işe başlaması istenilen tarihten en geç 1 (bir) hafta önce sistem tarafından üretilen, proje yürütücüsü ve araştırmacı personel tarafından imzalanan “SGK İşe Giriş İşlem Formu” ile “Belirli Süreli Hizmet Sözleşmesi” ve aşağıda sıralanan belgelerle birlikte BAP Mali Koordinatörlüğüne bizzat başvurması zorunludur. Her yıl sadece 1 Ocak – 14 Ocak tarihleri arasında SGK işe giriş işlemi yapılmamaktadır.

1. 1. Kimlik fotokopisi
   2. Öğrenci belgesi
   3. Sağlık raporu
   4. Askerlik tecil belgesi
   5. Savcılık sabıka kaydı
   6. Özgeçmiş ve Diploma (Post-Doclar için)

Yukarıdaki tüm belgelerin “Belirli Süreli Hizmet Sözleşmesi” ve “SGK İşe Giriş İşlem Formu”yla birlikte BAP Mali Koordinatörlüğüne teslim edilmesinin ardından Rektör imzası sonrası SGK işe giriş işlemi yapılır.

Personel hizmet sözleşmesinde bahsi geçen “Ödenecek Aylık Brüt Ücret” ele geçen net ücret, SGK işçi payları ve ödenecek vergilerin toplamını; “Aylık Toplam Maliyet” ise  ele geçen net ücret, SGK işçi payları, ödenecek vergiler ve SGK işveren paylarının toplamını ifade eder.

BAP Mali Koordinatörlüğüne araştırmacı personel tarafından bizzat teslim edilen “Belirli Süreli Hizmet Sözleşmesi” ve “SGK İşe Giriş İşlem Formu”na personel çalıştırma menüsünden erişilebilir.

Belirli süreli hizmet sözleşmelerinin BAP Mali Koordinatörlüğüne vaktinde iletilmesi proje yürütücüsü ve çalışan araştırmacı personelin sorumluluğundadır. SGK işe giriş işlemleri ve maaş ödemeleri geriye dönük olarak kesinlikle yapılamamaktadır.

Bilim İnsanı Portalından “SGK İşe Giriş İşlem Formu” Düzenlemek İçin Aşağıdaki Adımlar Takip Edilir:

1. “Projelerim” sekmesinden “Proje Başlığına” tıklanır.
2. Gelen ekranın sol tarafında bulunan “Personel Çalıştırma” menüsü açılıp “Yıl” ve “Ay” bilgisi seçilerek “SGK İşe Giriş İşlem Formu” linki tıklanır.
3. Gelen sayfadaki form araştırmacı personele ait bilgilerle düzenlenir ve “SGK İşe Giriş İşlem Formu” butonuna tıklanır.
4. “SGK İşe Giriş İşlem Formu” yazdırılıp imzalanarak BAP Mali Koordinatörlüğüne gönderilir.

Bilim İnsanı Portalından “Belirli Süreli Hizmet Sözleşmesi” Düzenlemek İçin Aşağıdaki Adımlar Takip Edilir:

1. “Projelerim” sekmesinden “Proje Başlığına” tıklanır.
2. Gelen ekranın sol tarafında bulunan “Personel Çalıştırma” menüsü açılıp yıl ve ay seçilerek “Hizmet Sözleşmesi Düzenle” linki tıklanır.
3. Gelen sayfadaki form araştırmacı personele ait bilgilerle düzenlenir ve “Sözleşme Oluştur” butonu tıklanır. Araştırmacı personelin aylık çalıştığı süre (Sözleşme Başlangıç Tarihi ve Sözleşme Bitiş Tarihi) takvimden “Yıl, Ay, Gün” sırasıyla seçilmeli ve projeye aylık toplam maliyeti yazılırken virgül kullanılmamalıdır.
4. “Personel Hizmet Sözleşmesi” yazdırılıp proje yürütücüsü ve araştırmacı personel tarafından imzalanarak BAP Mali Koordinatörlüğüne gönderilir.

Çalışma süresi, SGK giriş işlemini takiben en erken ertesi gün (tatil gününe denk gelmesi halinde izleyen ilk iş günü) başlayabilir ve sözleşmede belirtilen tarihte kendiliğinden, araştırmacı personel hizmet sözleşmesinin 8. Madde hükmü gereğince veya aşağıda belirtilen durumlardan biri gerçekleştiğinde sona erer:

1. BAP Komisyonunca verilen ve hizmet sözleşmesinde belirtilen süresinin bitmesi;
2. Kendi isteğiyle ayrılması (işten ayrılma);
3. Hazine ve Maliye Bakanlığının tasarruf tedbirlerinden kaynaklanan ödenek yetersizliği;
4. Zorunlu durumlar,
5. Yürütücünün talebi üzerine projenin komisyon kararı ile dondurulması.

SGK Çıkışı Yapılan Araştırmacı Personelin İş Sonu Tazminatı:

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 4. maddesinin (B) fıkrası hükmü uyarınca kamu idare, kurum ve kuruluşlarında 4/B sözleşmeli olarak çalıştırılan ve işçi sayılmayan kamu hizmeti çalışanlarına verilen bir tazminat olup, bununla ilgili düzenleme “Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar” başlıklı Bakanlar Kurulu Kararının 7. maddesinde yer almaktadır.

Buna göre; aynı projede kesintisiz en az 2 (24 Ay)  hizmet yılını tamamlayanlara;  Devlet Memurları Kanununa göre girebilecekleri hizmet sınıfındaki aynı veya benzeri kadro unvanı esas alınarak hizmet yılı ve öğrenim durumu aynı olan emsali personele 5434 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanunu hükümlerine göre bir hizmet yılı için ödenecek azami emeklilik ikramiyesi tutarını geçmemek üzere, aynı projede çalışılan her tam hizmet yılı için ayrılış tarihindeki hizmet sözleşmesinde yazılı aylık toplam maliyet tutarında iş sonu tazminatı ödenir. Bir yıldan artan süreler için de, tam yıl için hesaplanan miktardan o süreye isabet eden tutar kadar ödeme yapılır.

İşten çıkan kişilerin hizmet yılları BAP Mali Koordinatörlüğü tarafından kontrol edilerek, aynı projede 2 yıl (24 ay) kesintisiz hizmet yılı bulunanların bilgileri Personel Daire Başkanlığına gönderilerek emsal kadro ve unvan dereceleri istenir. Personel Daire Başkanlığı tarafından hesaplanarak gönderilen emsal kadro ve dereceye göre Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar çerçevesinde iş sonu tazminatı hesaplanarak ilgilinin hesabına yatırılır.

SGK’lı Araştırmacı personelin işten çıkış işlemlerinin başlatılabilmesi için BAP Mali Koordinatörlüğüne zamanında bildirim yapılması ve araştırmacı personelin işten ayrılma dilekçesinin gönderilmesi proje yürütücüsünün sorumluluğundadır. Projeden ayrılan araştırmacı personelle ilgili BAP Mali Koordinatörlüğüne bilgi verilmeyen ve işten ayrılma dilekçesi gönderilmeyen her gün için proje bütçesinden ödeme yapılmaya devam eder.

5838 Sayılı Kanunun 4. maddesi ile 5510 sayılı SGK Kanununun 102. maddesinde değişiklik yapılarak; sigortalının kendi isteğiyle işten ayrılması durumunda SGK’ya işten ayrıldığı tarihten itibaren ilk 10 gün içerisinde bildirimde bulunulmaması durumunda işverene cezai müeyyide uygulanmaktadır. Projeden ayrılacak olan personelin, ayrılma tarihinden en geç 10 gün önce sistem tarafından üretilen “Personel İşten Ayrılma Dilekçesi” nin proje yürütücü tarafından ıslak imzalı olarak BAP Mali Koordinatörlüğüne iletilmesi zorunludur.

Bilim İnsanı Portalından “Personel İşten Ayrılma Dilekçesi” Düzenlemek İçin Aşağıdaki Adımlar Takip Edilir:

1. “Projelerim” sekmesinden “Proje Başlığına” tıklanır.
2. Gelen ekranın sol tarafında bulunan “Personel Çalıştırma” menüsü açılıp “Yıl” ve “Ay” bilgileri seçilerek “Personel İşten Ayrılış (İstifası) Düzenle” linki tıklanır.
3. Gelen sayfada “Projedeki Personeller” alanından işten ayrılma dilekçesi düzenlenecek araştırmacı personel seçilerek “İşten Ayrılış (istifa) Dilekçesi Oluştur” linki tıklanır.
4.  İşten ayrılma dilekçesi, “İşten Ayrılış (istifa) Dosyası” alanından “Göz At” butonu ile sisteme (tercihen imzalı olarak) geri yüklenir.
5. “Açıklama” alanı düzenlenir ve “İşten Ayrılış (istifa) Tarihi” takvimden “Yıl, Ay, Gün” sırasıyla seçilerek girilir.
6. İşten ayrılma dilekçesini hemen iletmek için “Kaydet ve Şimdi Gönder” butonuna tıklanır.
7. İşten ayrılma dilekçesi hemen iletilmeyecekse “Taslak Olarak Kaydet” butonu ile sisteme kaydedilir ve daha sonra taslak durumundaki dilekçe “Personel Çalıştırma” menüsünden “İşten Ayrılış (istifa)  Listesi” linki tıklanarak “Gönder” butonu ile BAP Mali Koordinatörlüğüne iletilir.
8. Yazdırılıp imzalanan dilekçe BAP Mali Koordinatörlüğüne gönderilir.

BAP projeleri çerçevesinde bursiyerlerin görevlendirilmelerine ilişkin usul ve esaslar “Proje Başvurusunun Hazırlanması” başlığı altında “Araştırmacı Personel Çalıştırma ve Bursiyer Görevlendirme Talep Kalemi” nde detaylı olarak verilmiştir.

Bursiyer süresinin, Bursiyer Bilgi Formunda yazan bitiş tarihi baz alınarak SGK dan kaza sigortasının sonlandırılması işlemleri BAP Mali Koordinatörlüğü tarafından otomatik yapılır.  Ancak belirtilen bitiş tarihinden önce projeden ayrılacak olan bursiyerin, ayrılma tarihinden en geç 10 gün önce BAP Mali Koordinatörlüğüne “Bursiyer Ayrılma Dilekçesi” ile bildirilmesi zorunludur. Bu bildirimin yapılmaması durumunda bursiyerin ödemesi yapılmaya devam eder.

Bilim İnsanı Portalından “Bursiyer Ayrılma Dilekçesi” Düzenlemek İçin Aşağıdaki Adımlar Takip Edilir:

1. “Projelerim” sekmesinden “Proje Başlığına” tıklanır.
2. Gelen ekranın sol tarafında bulunan “Bursiyer Görevlendirme” menüsü açılıp “Yıl”, “Ay” ve “Bursiyerin Adı” seçilerek “Bursiyer İşten Ayrılış (istifa) Düzenle” linki tıklanır.
3. Gelen sayfada “Bursiyerler” alanından ayrılma dilekçesi düzenlenecek bursiyer seçilerek “Bursiyer İşten Ayrılış Dilekçesi Oluştur” linki tıklanır.
4.  Açılan dilekçe bilgisayara yüklenir ve “İşten Ayrılış Dosyası” alanından “Göz At” butonu ile sisteme (tercihen imzalı olarak) geri yüklenir.
5. “Açıklama” alanı düzenlenir ve “İşten Ayrılış (istifa) Tarihi” takvimden “Yıl, Ay, Gün” sırasıyla seçilerek girilir.
6. Bursiyer ayrılma dilekçesini hemen iletmek için “Kaydet ve Gönder” butonuna tıklanır.
7. Bursiyer ayrılma dilekçesi hemen iletilmeyecekse “Taslak Olarak Kaydet” butonu ile sisteme kaydedilir ve daha sonra taslak durumundaki işten ayrılma dilekçesi “Bursiyer Görevlendirme” menüsünden “İşten Ayrılış (istifa) Listesi” linki tıklanarak “Gönder” butonu ile BAP Mali Koordinatörlüğüne iletilir.
8. Yazdırılıp imzalanan dilekçe BAP Mali Koordinatörlüğüne gönderilir.

Yayın hazırlık/yazım desteği (Uluslararası makale/kitap bölümü ile ulusal ve uluslararası kitap), kırtasiye, kağıt, kalem, CD, entegre devreler, toner, muhtelif laboratuvar malzemesi (Fiyatlı malzeme listesi ya da proforma fatura gereklidir.), büro malzemeleri, akaryakıt ve yağ alımları, yem alımları, yiyecek ve içecek alımları, canlı hayvan alım ve bakımı gibi tamamen tüketime dayanan çeşitli mal veya malzeme bu fasıldan satın alınır.

Bilim İnsanı Portalından “Tüketim Malzemesi Alımları” İstek Fişi Düzenlemek İçin Aşağıdaki Adımlar Takip Edilir:

1. “Projelerim” sekmesinden “Proje Başlığına” tıklanır.
2. Gelen ekranın sol tarafında bulunan “İstek Fişi İşlemleri” menüsü açılarak istek fişi düzenlenecek harcama kalemi linkine tıklanır.
3. “İlgili Talep Listesi Kalemi” seçilir ve sayfanın yenilenmesi beklenir.
4. “Yurt İçi Alım” ya da “Yurt Dışı Alım” seçeneklerinden alıma uygun piyasa türü işaretlenir.
5. “Taslak Oluştur” butonu tıklanır. İstek fişinin kaydedilmesi için gelen web iletisi onaylanır.
6. “Taslak Oluştur” butonu tıklanarak istek fişi kaydedildikten sonra sayfada görünür olan “Yeni Satır Ekle” butonu tıklanarak, açılan “Detay Listesi” düzenlenir ve kaydedilir. Detay listesinin ekranda satır olarak görünmesi beklenir. “Yeni Satır Ekle” butonu kullanılarak istek fişine yeni satırlar eklenebilir.
7. İstek fişini hemen iletmek için “Kaydet ve Şimdi Gönder” butonuna tıklanır.
8. İstek fişi hemen iletilmeyecekse “Taslak Olarak Kaydet” butonu ile sisteme kaydedilir ve daha sonra taslak durumundaki istek fişi “İstek Fişi İşlemleri” menüsünden “İstek Fişlerini Listele” linki tıklanarak “Yeniden Düzenlenebilir”, “İptal Edilebilir” ve “Gönder” butonuna tıklanarak BAP Mali Koordinatörlüğüne iletilir.
9. Detay listelerinin içeriğine göre sistem tarafından otomatik olarak oluşturulmuş malzeme istem listesi formu “Malzeme İstem Listesi Formunu Yazdır” linki tıklanarak yazdırılıp, imzalanarak BAP Mali Koordinatörlüğüne gönderilir.